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Principal duties and responsibilities of the post
(Funciones y responsabilidades principales del puesto):
Bajo la supervisión directa
del Representante de País, y la guía general
del Oficial Administrativo, actúa como Secretaria
del Representante OPS/OMS en Bolivia y es responsable
por, pero no necesariamente está limitada, a
las siguientes funciones:
- Recibir, revisar y, cuando el caso lo requiera,
corregir la correspondencia ingresada para firma del
Representante, cuidando su precisión, redacción,
ortografía, puntuación, anexos y debida
codificación de archivos, así como su
destino apropiado, incluyendo visto bueno del consultor.
- Clasificar correspondencia ingresada, para información,
ruteo o aprobación, según corresponda,
por parte del Representante, incluyendo cartas, memos,
faxes, cheques, solicitudes e informes de viaje, etc.
- Recopilar antecedentes para información del
Representante, según corresponda, y dar seguimiento
a la correspondencia cuando el caso lo requiera.
- Sellar y enviar correspondencia previamente puesta
en conocimiento del Representante, para su correspondiente
distribución.
- Redactar correspondencia de acuerdo a requerimiento
del Representante y/o por iniciativa propia, tanto
en español como en inglés.
- Transcribir y editar informes especiales y otros
materiales de manuscritos en borrador, o instrucciones
orales, utilizando paquetes de computación
standard, realizando las correcciones necesarias,
asegurando la debida puntuación y claridad,
de acuerdo a normas establecidas.
- Tomar dictado y transcribir, en ambos idiomas.
- Mantener al día y dar seguimiento a la agenda
del Representante
- Orientar e instruir a las Secretarias en materia
de procedimientos inherentes a su cargo.
- Comunicar al personal secretarial sobre cualquier
cambio de autoridades de Gobierno y OPS.
- Organizar agendas para reuniones de los funcionarios
y de coordinación internas de la Representación.
- Identificar necesidades para capacitación
del personal de secretaría, conjuntamente el
consultor de Recursos Humanos de la Representación.
- Realizar trabajos de traducción cuando sean
requeridos.
- Organizar reuniones protocolares y recepciones ofrecidas
por el Representante.
- Establecer y mantener al día archivos de
correspondencia regular y confidencial de la Representación,
así como archivos personales de los funcionarios
internacional OPS. Organizar y mantener al día
archivos y material de pronta referencia.
- Organizar y preparar material pertinente para los
viajes oficiales del Representante.
- Mantener actualizada la nómina de autoridades
de Gobierno e informar oportunamente a la Oficina
Central sobre cambios de las mismas.
- Mantener actualizado el Manual de la OMS, así
como los documentos de las reuniones de los Cuerpos
Directivos.
- Mantener al día los asuntos que requieren
seguimiento interno con cada uno de los técnicos.
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Difficulty of work (Dificultad del trabajo):
El trabajo incluye tareas complejas,
relativamente standarizadas en su proceso y operaciones.
La titular desempeña una variedad de tareas administrativas
al margen de las secretariales, que incluye el tratar
puntos importantes de naturaleza delicada y confidencial.
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